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邮件处理企业内部事务工单时,需要注意哪些问题?

发布时间:2018-09-17

作为企业内部运作来说,我们会遇到各种各样的工单应用场景,有通过链接进入的,有通过平台进入的,也有通过系统发布的,那么今天我们就来聊一下,在使用邮件处理工单的时候,一般来说我们需要注意哪些问题呢?

1.电子邮箱是我们常用的工具之一,一般来说,使用邮件是为了能够即时的通知和快捷的回复,那么作为工单处理的渠道之一,我们首先要注意的就是通知的及时有效性。

2.能够及时的收发消息做到了,那么这个消息的内容应当如何设定呢?我们知道在工单处理的过程当中,会来回的回复很多内容,但是在邮件里面又只能是各自的回复内容,如果来回沟通比较频繁,那很可能出现忘记之前内容的情况。所以在邮件处理工单的时候,应该将之前的工单内容附带展示在邮件正文的下方,这样就可以避免出现刚刚提到的问题了。

3.当邮件收发工单成为工单常态以后,随着业务量的增多,我们收到的邮件会越来越多,在这个过程中,基于邮箱框架的特殊性,如果选择通知那么所有的回复内容都会通过邮件去通知。其实我们希望看到的是那些很重要的工单,而不是常规的沟通内容。所以我们在消息提醒的内容方面,就应当是有所选择,这个需要在工单系统里面去做判断,可以设置发送消息的按钮,只有在我认为内容非常重要需要提醒的时候,才会去发送消息提醒。

4.小结,邮件处理工单是针对企业内部事务管理来说,非常重要的渠道之一,可以极大的提升工作效率,这也是未来企业运作的重要工具之一,值得大家注意和应用。 

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